Expohouse Expo Academy del 6: Personalen och kundmötet

Mässan öppnar och ert hårda arbete med att sy ihop design, kommunikation och förberedande aktiviteter mynnar nu ut i att besökaren faktiskt tar klivet in i just er monter. Möjligheterna ligger nu helt i händerna på er bemannande personal och utan engagemang, kompetens och intresse når ni aldrig hela vägen.

Med sunt förnuft kommer man i regel långt, men det kan ändå vara bra att reflektera över bra och mindre bra tillvägagångssätt och beteenden:

Vinnande agerande i monterpersonal:

  • Sociala, pålästa och lyhörda
  • Intresserade, lättsamma, professionella
  • Orädda, kontaktsökande, energiska och positiva

Mindre bra agerande:

  • Gömma sig, prata i mobiltelefon, titta på sin telefon/laptop
  • Sitta ned, tugga tuggummi, signalera otillgänglighet i kroppsspråket
  • Äta, snusa, röka eller dricka alkohol i montern
  • Klaga och tala illa om mässa, konkurrenter eller egna företaget

Bemanna montern med er bästa personal, som är hungriga på utmaningar och gillar det personliga mötet – det finns inget värre än personal som inte vill vara där!

Om möjligt, sikta på en jämn fördelning mellan åldrar och kön, samt bakgrund och kompetens i företaget. Målgruppen består ofta av samma mix och besökare identifierar sig ofta med sin kontakt.


Var beredd på frågor

Att anlita extern eventpersonal har blivit allt vanligare, men det räcker inte längre att vara sociala och attraktiva – se till att utbilda all personal kring produkt och varumärke. En stor fallgrop är personal som inte kan svara på besökarnas frågor eller inte är pålästa. Sammanställ ett utbildningsmaterial och gärna en enklare lathund/FAQ kring sälj med svar på de vanligaste frågorna, kundnyttan och argument med fördelarna i förhållande till konkurrensen. Ha gärna alltid minst en person med djupare kompetens på plats som ni kan hänvisa till smidigt om frågorna blir allt för avancerade.


Sannolikt en hel del tekniska frågor hos Panasonic. 


Missa inga leads

Kundmötet går bra och ni kommer överens om att skicka en en skarp offert efter mässans slut. Prospektet hintar om intresse och ni ser en möjlighet att positionera er produkt vid ett kommande, ännu inte bokat möte. Hur fångar ni upp detta bäst och hur ser ni till att inte missa några affärsmöjligheter när trycket i mässhallen är högt?

Idag erbjuder de flesta mässarrangörerna teknik som låter er fånga upp leads via t.ex. scanning av besöksbrickor som ni får ta del av digitalt efter mässan. Det är dock inte ovanligt att tekniken sviker, att alla inte vill bli scannade och alla leads är heller inte alltid skarpa – till en början. Något så enkelt som block och penna kan därför vara ett bra komplement att ha till hands när ni noterat namn och bolag alt. fått ett visitkort att häfta ihop med era anteckningar. Skriv snabbt ner vad ni talade om och hur ni skulle kunna komma vidare i processen. Förvara anteckningarna säkert under mässan och gå igenom materialet relativt tätt efter mässan, medan minnet fortfarande är färskt.


Låt temat gå igen även hos monterpersonalen. 


Teambuilding istället för personalfest

På mässan befinner ni er för att göra affärer och knyta kontakter. Småprat med kollegor – interna och inom branschen – är naturligt, men glöm inte att ni hela tiden är under uppsikt av potentiella kunder. Var därför uppmärksam på besökare och var noga med att alltid prioritera dem högst.

Se heller inte mässan som en ren personalfest för branschen. Att dricka alkoholhaltigt under öppna timmar är ingen bra idé, och även fast det kan vara trevligt att mötas upp på kvällen för några kalla så kan detta snabbt ta energi inför start på kommande mässdag. Spara den typen av aktiviteter till sista kvällen så undviker ni att stå trötta och utan energi under nästa mässdag.

Inte alla, men många ser mässan som en möjlighet till teambuilding och gör det till en rolig aktivitet med interna tävlingar och aktiviteter efter mässdagens slut. Uppmuntra varandra, ge beröm och se till att hålla energinivån uppe. Schemalägg luncher och fikapass för bästa bemanning så ingen besökare lämnar montern utan svar på sina frågor. Utse en monter- och personalansvarig som ser till att alla har det dom behöver, att hålltider hålls, godisskålar och broschyrställ är påfyllda, att tekniken fungerar och att montern hålls städad och attraktiv för besökarna.


Profilkläder

Besökare måste snabbt kunna skilja på monterpersonal och andra besökare när de kliver in montern. Med kläder anpassade i färgskala eller efter tema, eller ännu bättre, profilerade med varumärke, aktuellt budskap eller kampanj ser besökaren snabbt vilka de ska vända sig till. Ni förlänger dessutom ert varumärke på ett snyggt och professionellt sätt. Tänk helhet och utmärk er extra mycket på mässan. Under mässdagarna representerar ni ert varumärke i alla situationer.


Kläderna visar tydligt vilka som arbetar i Samsungs monter. 


Energi är hemligheten

Mässan är ofta en intensiv miljö och det är lätt hänt att personalen ”dippar” under dagens sista timmar eller dagar. Det är dock inte ovanligt att beslutsfattare på nytt besöker mässan under sina sista timmar och då konkret tar kontakt med de utställare som intresserar dem. De utställare som har förmågan att hålla hela vägen kan lätt bli vinnarna i långa loppet. Börja inte avveckla och packa ihop innan mässans slut, en monter som är tömd på personal 30 min innan stängning är ett misslyckande. Finns risken att ni tappar orken mot slutet kan det kanske vara en idé att ha två team som avlöser varandra.


Expertkompetens hos Essve. 

Mässan tar en stor mängd energi genom flera dagar ståendes och hundratals kundmöten med fullt engagemang. Anlita en mässpartner och anländ till färdigställd monter för att kunna fokusera på det väsentliga. Ägna inte dagarna innan till byggnation i egen regi. I värsta fall med just samma personal som sedan ska bemanna montern.

Sist men inte minst: ta med er erfarenheterna tillbaka till kontoret och låt övriga få reda på resultatet av aktiviteten, de positiva aspekterna och roliga händelser som inträffade. Engagera på alla nivåer så har ni kanske nästa gång ännu ett engagerat team redo att bemanna er montern.


Om skribenten: Johan Strandh arbetar med försäljning på Expohouse. Med flerårig branscherfarenhet och en stor mängd mässbesök varje år brinner han för mässor och vet vad som krävs för att lyckas. På Expohouse.com delar han varannan vecka med sig av sina erfarenheter i Expohouse Expo Academy. Du når honom på 
johan.strandh@expohouse.com 

Alla avsnitt:
Expohouse Expo Academy del 1: Bemästra mässan
Expohouse Expo Academy del 2: Planering och strategi
Expohouse Expo Academy del 3: Monteryta och förberedelser
Expohouse Expo Academy del 4: Monterns funktion
Expohouse Expo Academy del 5: Monterns design
Expohouse Expo Academy del 6: Personalen och kundmötet
Expohouse Expo Academy del 7: Kommunikation och aktiviteter
Expohouse Expo Academy del 8: Avslut och utvärdering

Kontakta oss

Frågor eller funderingar? Här hittar ni våra kontaktuppgifter.

Kontakta oss